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先定一个小目标:做好一个项目日报?
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有没有那么一天,你开开心心地完成了当天的收尾工作,感觉今天可以正常回家享受一下家的温暖和刚买的懒人沙发。但是邮箱里那些密密麻麻的新邮件却告诉你你的美好愿望只是水中泡影,唯有加班才是生活的真谛?

一般这些临近下班发过来的邮件都是当天各个子业务模块的日报,包括项目勘测、审批进度、权限审批、流程变更、进度汇报乱七八糟等多个部分,内容乱就算了,形式也不够统一,想要在短时间内处理干净比登天还难(安心加班啦~)。

在项目逐步推进的过程中,这种形式问题往往会越来越严重,因此项目组可能会常常变更对应的日报形式。这边一变,客户又需要重新去适应新模板报告的形式,次数少还好,次数一多直接影响客户的满意度,甚至引起部分客户的投诉。

面对这种情况,项目组迫切需要优化和改进现有的日报模板,在项目初期就尽可能多的考虑各种特殊情况,给出一份客户认可、操作性强、便于管理的高效率报告。


一般来说这种日报主要有以下几个问题:

每日日报数量较多,但是模块之间关联性却并不强,当需要查找对应的其他信息的时候,需要逐个打开其他日报查阅相关状态,难以操作;   ● 不同负责人制作的日报形式差别较大,形式不统一,不方便他人阅读; ● 部分负责人在发送日报时偶尔误将错误的版本发送出来,对下游人员造成误解,容易造成错误发生; ● 部分日报内容包含的状态较多,导致需要统计的信息量太大,占用较多的时间和精力进行管理; ● 部分信息归类不明,在进行统计时无法对其进行合并,对后续流程产生影响。  

看起来不起眼的日报居然还有这么多的问题,已经大大影响了项目组成员的日常工作效率。那么如何解决这个问题呢?


1、简化日报数量

将可以合并的日报进行合并,发送到统一接口人后再整合发送,其他项目人员只需要将各自负责的部分发送给统一接口人即可。例如可以把审批进度报告和每日站点日报放在一起,这种将相关文件合并在一起的方式可以清晰明了的展示项目的进展,便于项目组成员和客户阅读。

2、采用公式的形式制作报表

对于状态较多,类别较多的日报报表,可以采用公式的形式来实现。如将报表按照各个业务负责人来筛选,同时每个设备站点都具有不同的状态,这些信息都需要进行大量的计算筛选,如果让个人进行手动计算会占用大量的时间。然而当我们运用公式实现的时候,就可以非常迅速的得到我们想要的统计的数据结果,简单快捷,极大的节省了日报负责人(你)的统计时间和精力。

3、用图表进行形象描述

除了利用数据的形式进行统计,我们还可以采用柱形图表之类的可视化内容对每日日报进行更形象的描述,通过图表方式我们不仅可以直观地看到每个状态的信息数量,还能非常轻松的从图中定性得到我们想要的数据信息,包括已经完成的设备安装站点比例和需要下一步推动的信息。此外,一般客户也会比较喜欢这种图形化的报表,认可度较高,而且美观整洁,便于阅读,可以刷一波好感度。

4、合理设置分组筛选

隐藏掉只对日报负责人有用而不需要其他人关注的内容,这些内容往往是作为基础信息,为提供后续站点相关状态提供条件的,当我们把工作总结以日报的形式发送出来的时候,需要把这些无关的、或者说是暂时无关的信息隐藏掉。在这些简化报表的方法中,分组筛选是最简单的一种。在涉及到该类问题的时候,可以采用这种分组的方式来管理相关列,这样既方便又可以大大加快速度,有利于日报的管理和优化。

5、合理设置状态信息

我们知道在项目组进行交付的过程中,需要确保每一个设备站点都有相关进度信息,包括是否有审批报告、勘测是否进行、报告是否审批通过、合同内容是否正确对应、客户下发的PO是否收到等等,这些状态都需要我们对其进行管理和记录,如果状态太多,就无法实现统一的归类和管理,因此在对设备站点进行记录的时候,必须要有统一的标准、分类进行表述,保证日报的可读性和易用性。

作为通告项目组进展的重要文件之一,项目组日报的好坏直接关系到项目组成员能否正确把握项目总体进度,及时地推动各个环节顺利交付,保障项目按期完成。

所以作为一个优秀而正直的项目经理,在项目初期阶段就应该设置一个优秀且合理的模板,尽可能地将各种情况都考虑在内,保证日报在形式上的统一,同时也避免反反复复的多次修改(和被怼)。其次还需要考虑项目中各个模块的统筹规划,去掉繁琐冗余和相关度不高的部分,以简化日报的日常处理工作,这样对项目顺利交付无疑有着极大的好处。

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