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别怕犯错,新项目经理小白应该知道的这10件事
来源:艾威培训时间:2018-03-02 13:47:44浏览次数:

 导读:第一次管理项目的人会发现自己常常会犯错误,这是很正常的现象。别怕犯错,知道这10件简单的事情,可以帮助你加快项目管理进展,避免犯错。

 

01管理范围

 

项目的范围通常在项目最开始的时候进行设置,当然,如果你以为项目范围是固定的,那你肯定没有做过项目,一般情况下,一个项目至少要经过三次以上的范围变更,为了管理这项目范围以及可能存在的变更,那么至少需要形成下面的这些文件:

 

项目启动文件

项目计划

风险记录

问题记录

更改记录

项目关闭文件

 

当然,除了上面这些文件之外,可能还会有很多其他的各种规范和流程性文件,但这些是最基础以及不可或缺的。

所以,对于新项目经理来说,先弄清楚这些文件,并通过这些文件来管理好项目中的各种例外事项。

 

02学习项目管理术语

 

项目管理过程中,项目经理需要和各式各样的利益相关者进行沟通,这个时候,每个人都需要保持相同的统一口径,那么首先就需要从一些简单的项目管理术语开始。

 

项目管理中有很多术语,从基线到甘特图,从WBS工作分解结构到风险管理,通过掌握越来越多新的术语,可以让自己逐步掌握项目管理的知识体系。

 

当你对很多项目管理逐步熟悉的时候,你的同事,你的客户也许不是那么熟悉或者不了解,那作为项目经理的一部分工作是将项目和自己当前正在做的工作翻译成可以让双方都能够理解的内容,然后让对方可以轻松地形成统一的语言模式,在项目的交付中可以更方便的进行合作。

 

03不断回顾成功

 

一个项目结束或者达到某一阶段的里程碑目标的时候,项目经理不要只是关注项目中出现的问题或总结经验教训,当然这些是必须要进行关注的。

 

通过这些经验教训可以帮助人们知道在下一次要做哪些改进,有些重大的经验教训可以形成单独的案例或课程进行学习推广,这是一个很好的办法。

 

但还有一个更好的方法来做到这一点,那就是不断做成功的改进,找出项目中成功的地方,可以通过讨论如何持续地通过流程改进来进行改进。

 

通过回顾成功来鼓舞所有团队成员的士气,认可每个人在项目中的付出和努力,这样更加促进让每个人有动力去进行项目和流程的改善。

 

04创建共同目标

 

在项目中的每个人都知道他们在做什么以及为什么这样做的时候,这个项目无疑是成功的。

 

实际上项目经理的很大一部分工作就是要努力的让每个人都能够清楚的看到项目取得的每一次成功,以及最终形成一个什么样的业务成果,让每个人都知道当前是在挑战一个什么样的目标,当前面临着哪些困难等等。

 

最简单的方式是可以形成一个思维导图,涵盖了所有项目正在做以及为什么这样做的业务原因和分析。

 

这样在每次召开会议的时候,在会议一开始进行展示,提醒每个人的共同目标是什么,也可以将业务简化成为一个个的案例或图形,这样可以更加直观地让人感受到这个项目的存在。

 

05使用简短的任务

 

项目一旦变得复杂,项目经理想要整理项目进度是需要耗费大量的无聊时间,有时候可能为了省事,就在计划上使用大量的长任务来跟踪计划,比如“测试”。

 

从一个项目的长期来看是没有任何帮助的,因为当任务很长的时候,你无法去跟踪进度,获得的信息不会有太大的更新,团队中的某个人会不断告诉你,一切看起来都是正常的,但如果你一旦真正深入了解下去,就会意识到很多错误。

 

使用简短的任务就相当于把一个长的任务分解成一个个的里程碑,看每个阶段性工作的进展,这样可以在最后的截止日期前,提前知道这个任务究竟到了哪一步,就算出现问题,由于时间较短可能还有机会进行补救(要么终止要么调整方向),这种简短的任务同时也方便项目经理及时的了解任务进度。

 

06了解影响项目的人或事

 

并不是所有的人和事情都是对项目有利的,项目经理如果不清楚的话,很多时候项目就会莫名其妙的终止或失败了。

 

一些人或事在项目中并不表现出大的影响力,但总会有一些可能会给项目带来致命的影响,项目经理一定要清楚这些带来致命的重大影响的问题,并清楚这些问题的缘由。

 

了解哪些影响到项目的人或事一部分是归功于个人的专业判断,如果作为项目经理新加入到一个项目中去,你可能会怀疑自己的能力,而你又想知道这些情况究竟有多么的严重,可以和项目的赞助商或一个值得信赖的同事进行沟通和交流,因为你所担心的往往也是他们所担心的。

 

07管理风险

 

所谓的风险就是可能会产生问题的因素,风险来源于多方面:人、事件、技术难题、沟通、流程等等,有些可能是小的风险,有的是大的风险,不管是哪种规模的风险,项目经理都不应该忽视,项目经理的作用就是如何要让这些风险消失,至少不会对象产生较大的影响。

 

每个项目的风险都需要有管理策略和行动计划,项目经理要和自己的团队进行合作,确定如何处理这些风险,有些小的风险可能不需要关注,对于那些有潜力能够成为重大风险的人或事,还是需要找出一个创造性的解决方案,让这些风险消失或降低级别,从而将风险控制住。

 

08处理风险问题

 

不是所有的风险都可以避免的,而一旦当风险发生的时候,如果不是你的问题,那么不需要惊慌失措,一个好的项目经理就会冷静而专业的处理它们。

 

找一些专家坐下来,提出解决方案,或者进行求助处理。项目经理要对风险进行定位,然后给出适当的应对措施,这样让别人感觉到风险可控的印象。

 

项目经理要制定一些有用的模板来对风险进行记录,这样可以让人感觉到风险正在被处理,项目经理要善于通过沟通来处理风险问题,找出产生风的源头,如果是人的因素,就去了解对方的诉求,让对方参与到项目中来,如果是技术问题,就组织资源进行集中攻关。

 

09了解好处

 

人总是要趋利避害的,那做这个项目有什么好处?这个项目对于整个公司有什么好处?当前的项目在公司来看是不是高优先级的项目?公司有没有预算或资源继续对这个项目进行投入?

 

所有的这些问题可能都会涉及到项目经理和项目团队每个人,一个项目的成功与否会对每个人的职业生涯有着或多或少的影响。

 

那需要确保这个项目能够实实在在的给每个人带来的收益,项目完成后的奖金,精神上的鼓励等等。

 

项目经理要确保项目达成带来的好处,就必须要不断地检查项目是否符合公司当前的业务战略,如果不是的话,那有可能项目会被终止,项目经理就需要提前准备寻找更有价值的其他项目或工作。

 

10理解适当的灰度

 

最后,项目经理需要接受很多人不太会理解你在做什么的事实,如果项目能够顺利进行,他们可能会问为什么需要一个专职的项目经理,随便用一个人兼职就行。

 

而一旦项目出现问题,那也要做好准备,因为这都是项目经理的错误导致的。

 

实际上项目经理的角色往往是让其他人更轻松的做好工作,这似乎不像是一个很正式的工作岗位,而这有时候却很难向别人解释清楚。

 

新项目经理如果能找到一个导师那是最好不过的,如果确实找不到,那建议还是去参加一些培训。不论是新项目经理还是经验丰富的项目经理,都需要面对项目中的很多事情,那么就需要不断地进行专业的学习和发展。

 

内容来源丨

微信公众号:项目经理世界(IPMP_WORLD

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