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项目经理,你该如何管理有“拖延症”的员工?
来源:艾威培训时间:2018-03-02 13:41:32浏览次数:

 时间常有,时间在于优先。

Theres always time. Time is priorities.

——扎克伯格

 

在现实工作中不难看到这样的现象:

管理者将一个任务布置给员工时,就确定了完成任务的最晚时限。

然而,一开始,很多员工都不将任务放在心上,总是将工作一拖再拖,等到时限将近,才发现工作只完成了一点点。

于是就只能焦急地加班加点,甚至通宵达旦。

而这样导致的结果是,工作质量不尽如人意,甚至连是否能够如期完成任务都成了问题。

 

“拖延症”已经成为了一个困扰很多管理者和员工的头痛问题,而作为一个管理者,帮助员工克服“拖延症”的毛病,提升整个团队的工作效率,已经成为了管理工作中的一项重要任务。

 

 

大忙人,FACEBOOK的年轻CEO马克·扎克伯格都会给自己定下一个挑战目标,且每年都能实现自己的目标,靠的就是他对时间管理的独特方法。

 

2012年—每天写代码

2013年—每天跟除Facebook员工之外的不同的人见面

2014年—每天写一封感谢信

2015年—每两周读一本新书

2016年—造一个像钢铁侠那样的智能管家

2017年—走遍美国每一个州,并与那里的人交流

 

 

有时候,“拖延症”并不是不追求效率,只是没有找到对的方法。

 

 

先完成棘手的工作

 

很多人在潜意识里的一种通病就是“贪图眼下的安逸”,不喜欢“先苦后甜”。正因为贪图眼下安逸的心理,让很多人错过了经过辛苦努力之后才能获得的成就感和满足感,

 

也正是因为这个原因,很多人在潜意识里会逃避那些棘手的繁重工作,慢慢地就养成了“拖延症”。

 

因此,管理者可以从这个方面入手,在每天的工作中,先将棘手的难以完成的任务让员工集中精力一起完成,之后再让大家做一些轻松、容易的工作。这样,既可以提高工作效率,又能防止员工的“拖延症”形成。

 

 

不要苛求完美主义

 

有些员工之所以拖拖拉拉、工作效率低,就是有完美主义的潜意识,总是觉得资料还不完备、时机还不成熟,再等等才能进入工作流程。

 

管理者应该让这样的员工认识到,任何事都不可能做到尽善尽美,因此每个人都应该对自己的能力和工作流程有一个正确的估计,不要自视太高,也不要自卑,工作既不用苛求完美,也不能疏忽大意。

 

把大目标分成小目标

 

很多人之所以拖沓,是因为工作项目太庞大或者工作目标太笼统、抽象,无从下手。在这种感觉下,很多人就会放任自流,将工作一天天地拖延下去。

 

这时候,管理者可以要求员工将大项目分成一个个的小目标,然后做出具体的工作计划,按照计划去完成一个个小目标。

 

在小目标实现过程中,管理者还可以适时给予员工一些奖励,以激励对方不断向大目标迈进,这样一来工作拖延的问题也就自然而然地解决了。

 

尽量消除干扰因素

 

互联网是一把双刃刀,给我们带来海量信息资源的同时,也带来了很多“垃圾”信息。我们在大量的研究中发现,互联网已经成为很多职员工作效率低、工作拖延的一个重要原因。

 

一方面,我们耗费大量时间和精力搜索信息之后,还是未能如愿找到想要的结果。另一方面,也养成了有些员工情愿花大量的时间和精力漫无目的地浏览网页,甚至有时候只是盯着网页发呆而已,也不愿集中注意力尽快投入到工作中去。

 

针对这些情况,员工应该给自己既定一个时间,同时切换相近关键词查找,尽量不要花大量的时间在搜索没有结果的信息上。

 

紧迫感有助于执行

 

通常说来,当人们对一件事情失去信心的时候,对于这件事情的紧迫感也会随之减退。更让人担心的是,他们已经学不会改进,离绝望也只有一步之遥了。

 

对于刚刚接手管理层的管理者来讲,让员工重拾紧迫感就成了一件难事。那要解决这个难题,并得到自己预期的效果,管理者们应该怎么做呢?

 

来做个快速测试:如果一名团队成员将项目推迟到最终期限之后,你会:

 

a)认为他有太多事情要做,因此减轻他的工作量,使他可以集中更多精力做好手头的任务;

 

b) 设定新的最终期限,但不减少他的任务数量?

 

 

大多数善良的管理者都会选择a),但其实b)才是更好的答案。

 

该项目负责人,匹兹堡大学约瑟夫•卡茨商学院教授安德鲁•T•史蒂芬表示:“人们错过最终期限时,通常会感到惭愧。他们非常愧疚,甚至会有些难堪。”

 

这些情绪“会让人变得消极。一旦有人在某项任务上产生了负面情绪,完成任务就会变得更难”。

 

史蒂芬说道,相反,如果错过最终期限的人除了未按时完成的项目之外,还有一些其他工作,“他们便不会变得如此消极。

 

他们会为未按时完成任务寻找借口:‘我还有另外10件事要做呢。’这样可以减轻他们的压力,使他们更容易完成任务。”

 

该项研究对一款生产效率应用的586808个数据点进行了分析,连续两周对250人进行了现场研究,并进行了两次可控实验室实验,因此,可谓非常全面,并且产生了许多其他方面的见解。

 

首先,一个人不得不完成的绝对任务数量,并没有他或她是否觉得自己非常忙碌那么重要。因此,史蒂芬表示,为了减少员工拖延的可能性,管理者可能需要在不实际增加工作量的前提下,增强员工的“忙碌感”。

 

他说道:“一种方法是将一个项目分成多个组成部分,分别设定单独的最终期限,使员工感觉他们有10件工作要做,而不是一件。而且,许多人自己也会这么做,因为这会使一个任务看起来更易于管理。”

 

史蒂芬非常谨慎地指出,这项研究对“忙碌”的定义不同于多任务处理,后者通常会降低工作效率。

 

他说道:“我们也不建议给一个人安排过多的工作量,因为在这种情况,员工会惊慌失措,结果反而无法正常工作。但也要克服减轻员工工作量的诱惑,尤其是对于拖延症患者。因为这样做毫无帮助。”

 

每一个团队都有自己的团队文化和独特的管理风格,项目经理要制定适合自己团队的改革方案,培养员工紧迫感,才能事半功倍。

内容来源:网络

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