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巧用项目管理小工具,使会议管理更高效!
来源:艾威培训时间:2017-06-06 10:35:36浏览次数:

 “工欲善其事必先利其器”

 

会议管理说难不难,说简单不简单,“工欲善其事必先利其器”,我们试着运用一些有效的项目管理小工具,使得会议管理更加简洁、高效。

 

步骤一:运用5W-H工具,发出会议通知

 

序号

关键词

具体描述

作用

1

WHY

为什么要开会?

判断会议的必要性

2

WHAT

会议内容有哪些?

明确会议议程,搜集会议资料

3

WHO

谁来主持?谁来参会?

明确与会议相关的与会者,确保出席人员的代表性;主持人的确定也能在一定程度上确保会议的有效进行

注:不同类型的会议需要邀请不同人员,从而达到会议的目的——邀请不相干的人员来参会是浪费;没有邀请相关人员来参会,会议也是低效的

4

WHEN

何时开会?会议时长?

1、  需要确保会议时间能确保尽可能多的与会代表(或委托人)参会

2、  会议时间的控制也有助于聚焦会议目标的达成

5

WHERE

何地开会?

会议地点的选择取决于主持人、汇报人及重要与会者方便参与的地点;也可以根据需要设置主会场和分会场

6

HOW

如何开会?

根据会议的重要程度,可以选择集中开会,或者视频/电话会议;一般来说,面对面的交流效果最好

注:若召开视频、电话会议,需要提前向IT申请

   

    上述问题过一遍,会议通知的雏形就基本上有了,接下去请示一下主持人和重要与会者的意见,就可以正式发放会议通知了。当然,在以上几个要素不是特别明朗,但我们还是需要召开相关会议时,发出预通知有时候也是一种选择。


步骤二:管理沟通,确保会议出席率


我们通常会使用OUTLOOK来统计出席率,但由于大家使用习惯不同,不能确保所有人都能及时反馈。在这种情况下,会前及时沟通确认出席率是十分重要的,尤其是重要与会者不能出席的情况下,需要尽快授权委托人,使得会议决议的有效。当然,我们也可以使用便捷的短信或微信平台来起到加强提醒的作用。

除了与重要与会者加强沟通外,与主持人和汇报人的沟通也必不可少。与主持人沟通,是要确保会前议程的准确性;与汇报人沟通,是确保会议资料的完备性和可视化。

但凡事有风险,即使会前有过沟通确认,并不能保证重要与会者都记得参与会议。在正式会议开始前,再行最终确认,不至于在会议开始后变得手忙脚乱。


步骤三:加强会中管理,确保会议有效


对于会议组织者来说,会中的管理,才是真正的考验。


首先,需要确保会议议程的流程化,汇报人能尽量按照议程进行汇报,并进行时间控制。这少不了会前的沟通管理、演练和播放设备的实地测试;


其次,除非特殊情况,每次会议都必须要有SMART(具体、可衡量、可达成、有时间限制的、相关的)决议,这样才能说这个会议是真正有效的。如果会议决议迟迟不能达成一致或无法形成决议,那从一定程度上来说,会前的沟通和准备是相对不充分的。


最后,任何会议就像项目而言,都会有不确定性,所以会议管理是有风险的,需要会议组织者在现场临时应变和应对。


步骤四:加强决议管理,确保跟踪到位


会议不是开完就结束了,有很多重要与会者布置的内容需要后续跟踪,以确保会议落到实处。这就需要公司建立一套行之有效的会议决议跟踪的机制,形成PDCA的闭环,才能更大程度上发挥出会议应有的成效。

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